Loại hình văn phòng ảo là một ngách nhỏ của thị trường văn phòng cho thuê tại các thành phố lớn như TPHCM và Hà Nội. Bên cạnh những công ty thuê vài trăm mét vuông mặt bằng trong các tòa cao ốc văn phòng ở khu trung tâm để làm việc, nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí văn phòng bằng giải pháp thuê văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ.
Nhu cầu lớn
Một góc khu tiền sảnh doanh nhân ở địa điểm lầu 6 tòa nhà Melinh Point Tower, nơi khách hàng có thể mua thẻ sử dụng với giá từ 639.000 đồng/tháng.
Thực tế cho thấy phân khúc văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ vẫn âm thầm phát triển trước nhu cầu không nhỏ từ những người mới khởi nghiệp, những doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí. Đó cũng là lý do thời gian gần đây, các công ty chuyên cho thuê loại văn phòng này lần lượt ra đời.
Bà Lương Thị Mỹ Thanh, Tổng giám đốc trung tâm cho thuê văn phòng của Công ty Regus ở tòa nhà Melinh Point Tower (quận 1), cho biết trong năm 2016 công ty sẽ mở thêm hai trung tâm nữa ở TPHCM để đáp ứng nhu cầu đang ngày càng phát triển tại thành phố này. Hiện Regus đang có hai địa điểm cho thuê văn phòng tại TPHCM và bốn địa điểm cho thuê văn phòng tại Hà Nội. Đây đều là những văn phòng hạng A nằm trong khu trung tâm thành phố.
Đã phát triển ở nhiều nước trên thế giới, Regus vào Việt Nam mở đầu loại hình dịch vụ này cách đây 10 năm. Công ty này xây dựng nhiều gói dịch vụ linh hoạt với nhiều mức giá khác nhau. Cho thuê văn phòng ảo với giá từ 2,19 triệu đồng/tháng, văn phòng chia sẻ với giá từ 5 triệu đồng/tháng, tùy theo thời hạn hợp đồng và số lượng bàn làm việc. Ngoài ra, công ty này còn cho thuê văn phòng theo ngày, với giá từ 2,9 triệu đồng/ngày.
Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê 0 m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, bảng hiệu công ty. Khi sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt bảng hiệu, logo của công ty mình tại đó. Doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của công ty cho thuê văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, e-mail và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của doanh nghiệp. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho doanh nghiệp thuê văn phòng.
Văn phòng chia sẻ là nhiều công ty cùng dùng chung một mặt bằng làm việc của công ty cho thuê văn phòng, được sử dụng các tiện ích như phòng họp có máy chiếu, Wi-Fi, máy in, máy photocopy, văn phòng phẩm, café, nước uống… Thường các công ty tính tiền văn phòng chia sẻ theo đơn vị số bàn làm việc cần thuê.
Anh Ngọc Quân, chủ một doanh nghiệp tư vấn du học thuê văn phòng tại Công ty eSmart, kể anh đã trải qua tất cả các hình thức thuê văn phòng, từ văn phòng ảo đến văn phòng chia sẻ với một bàn làm việc rồi tới một khu văn phòng riêng với sáu bàn làm việc cho các nhân viên. Anh cho biết từ khi mở doanh nghiệp đến nay đã ba năm, anh không phải bận tâm nhiều về chuyện văn phòng.
“Tôi không phải lo sắm bàn ghế, văn phòng phẩm, trả tiền điện nước… hàng tháng, không phải lo đàm phán hợp đồng thuê nhà với chủ nhà, lo tìm mặt bằng mới để chuyển văn phòng đi chỗ khác. Nhu cầu mở rộng văn phòng của tôi tăng sát sao với nhu cầu tăng trưởng của công ty, khi tôi cần thêm một người nữa, tôi thuê thêm một bàn làm việc nữa, không lãng phí một chút nào mà vẫn ổn định ở một vị trí đắc địa cho giao dịch kinh doanh. Vì thế, tôi có nhiều thời gian tập trung vào việc kinh doanh của mình”, anh Quân cho biết.
Chị Thu Minh, nhân viên duy nhất của văn phòng đại diện tại TPHCM của một công ty có trụ sở tại Hà Nội, cho biết trước đây văn phòng công ty được thuê ở một căn nhà trong hẻm, khách khó tìm đến trong khi các nhân viên làm việc trước đó bỏ việc vì quá buồn chán bởi đi làm chỉ có một mình một văn phòng. Nay công ty thuê văn phòng chia sẻ, chị Minh có nơi làm việc chuyên nghiệp cộng với không khí vui vẻ từ các đồng nghiệp làm cho các công ty khác xung quanh.
Cạnh tranh quyết liệt
Theo bà Thanh từ Công ty Regus, giá thuê văn phòng hạng A tại TPHCM ở mức trung bình 46 đô la Mỹ/m2/tháng; đầu tư tiền mua sắm thiết bị, trang trí nội thất tốn khoảng 300 đô la Mỹ/m2. Nếu một doanh nghiệp không lớn tự thuê mặt bằng để mở văn phòng sẽ lãng phí. Vì thứ nhất là khó thuê mặt bằng nhỏ dưới 50 m2 ở các khu nhà văn phòng trung tâm, và thứ hai là ngay khi bắt đầu đi vào hoạt động, doanh nghiệp cũng chưa cần mặt bằng lớn nên diện tích bỏ trống nhiều.
Bà cho biết công ty đưa ra các gói dịch vụ linh hoạt, thuê một văn phòng 10 m2 cũng có. Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng, họ có thể chuyển ngay sang gói dịch vụ với diện tích lớn hơn. Thậm chí, công ty còn bán thẻ sử dụng mặt bằng khu tiền sảnh doanh nhân với giá từ 639.000 đồng/tháng cho những người làm việc freelance. Với thẻ này, một người freelance có nơi yên tĩnh làm việc, có nơi tiếp khách, có các thiết bị hỗ trợ như máy in, có nước uống và chuyên nghiệp hơn ngồi quán café.
Cạnh tranh với Regus là hàng chục công ty trong nước như eSmart, GIC Office, G Office, Central Office, e Office, V Office, S Office, Levelone, i Office, i Share và Zapmeta. Các công ty này hoặc có sẵn văn phòng từ công ty mẹ là công ty phát triển bất động sản, hoặc đi thuê mặt bằng các tòa nhà văn phòng rồi chia nhỏ ra để kinh doanh. Họ cung cấp nhiều gói dịch vụ từ thấp cấp đến cao cấp ở các quận, thấp nhất từ 190.000 đồng/tháng cho văn phòng ảo ở quận 1 cũng có.
Để cạnh tranh, họ tung ra các gói khuyến mãi giá thuê cùng các gói có “giá trị gia tăng” như tư vấn đặt tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, làm thủ tục đăng ký kinh doanh, con dấu, mã số thuế, mua hóa đơn, khai báo thuế, cung cấp dịch vụ kế toán, tư vấn luật. Bà Mỹ Hân từ công ty cho thuê văn phòng eSmart cho biết: “Khách hàng chỉ cần đưa bản chứng minh nhân dân photocopy có công chứng và tờ khai xin giấy phép kinh doanh theo mẫu là eSmart đi đăng ký kinh doanh miễn phí cho họ”.
Theo luật sư Bùi Quốc Tuấn từ đoàn luật sư TPHCM thì loại hình này không vi phạm pháp luật, bởi luật doanh nghiệp không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở doanh nghiệp. Dù văn phòng thật hay văn phòng ảo thì pháp nhân vẫn là con người là thật. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý người đại diện pháp luật, người chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp là được.
Trước đây, nhiều người kinh doanh biết đến loại hình văn phòng ảo nhưng không mấy quan tâm vì sợ đối tác nghĩ ảo là cái gì đó tiêu cực, tiềm lực kém. Nhưng gần đây, khi thấy nhiều công ty nước ngoài cũng dùng dịch vụ này cho văn phòng đại diện của họ nên nhiều doanh nghiệp nhỏ mạnh dạn tham gia.
Chính Phong
